Não importa o tamanho da empresa, ter processos bem definidos, sendo atualizados frequentemente e adotados por todos os colaboradores é essencial para o bom andamento da organização.

Normalmente quando uma empresa está começando, as pessoas fazem as coisas no “automático”, pois ainda não há um processo bem desenhado. Entretanto, à medida que a empresa ganha mais clientes, é necessário definir esse processos para que os funcionários saibam exatamente o que e quando precisam fazer cada coisa.

Da mesma forma, quando novos membros são contratados, ter processos bem desenhados os ajuda a inserir no funcionamento da organização. Esta também é uma forma de Gestão do Conhecimento.

Há 3 tipos de processos: processo primário, processos de apoio e processos de gestão.

Os processos primários – são aqueles que impactam diretamente o cliente, estão ligadas ao produto que é entregue. Erros nesse tipo de processo podem afetar a satisfação do cliente.

Os processos de apoio garantem que os processos primário sejam feitos, fornecendo os recursos necessários como produtos, serviços, equipamentos, entre outros.

Já os processos de gestão coordenam os processos primários e de apoio, estabelecendo as práticas de gestão, controle e monitoramento. Ele é responsável por gerir os próprios processos.

O gerenciamento de processos é uma abordagem que analisa, desenha, executa, monitora e controla os processos dentro de uma organização. Quando a empresa não tem bem definidos os seus processos, torna-se necessário fazer um mapeamento de processos, que consistem em entender cada processo da organização.

Mapear um processo é desenhar o fluxo de atividades da organização. É transformá-lo em algo visual, como uma foto, para que seja possível pensar em formas de otimização.

Com processos bem mapeados, cada colaborador sabe exatamente o que tem que fazer e como fazer.

O gerenciamento de processos garante uma atualização constante nos processos da empresa, assegurando o aumento de qualidade e pontualidade nos serviços oferecidos.